Jakie są zasady przechowywania dokumentacji księgowej? Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Przechowywanie dokumentacji księgowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność, niezależnie od jej wielkości i formy opodatkowania. Faktury, rejestry VAT czy księgi podatkowe to podstawa ewidencji finansowej firmy, a ich odpowiednia archiwizacja jest kluczowa zarówno dla samej firmy, jak i na wypadek kontroli podatkowej.

Jakie dokumenty trzeba przechowywać?

Do dokumentacji objętej obowiązkiem archiwizacji należą m.in.:

• Księgi przychodów i rozchodów – dla firm rozliczających się wg skali podatkowej lub liniowo,
• Ewidencje przychodów – w przypadku rozliczania się ryczałtem,
• Rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu oraz inne dowody księgowe (np. faktury korygujące czy noty księgowe),
• Ewidencje środków trwałych i kilometrówki oraz dokumenty związane z inwentaryzacją, jak spisy z natury.

Dla firm, które chcą zaoszczędzić na kosztach związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, dobrym rozwiązaniem jest digitalizacja. Programy takie jak SaldeoSMART pozwalają na przechowywanie e-faktur, co upraszcza archiwizację i jest zgodne z przepisami.

Jak długo przechowywać dokumentację księgową?

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, dokumenty finansowe powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni organizować swoje archiwum według lat podatkowych. Na przykład roczne deklaracje podatkowe muszą być przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku, w którym zostały złożone.

Gdzie przechowywać dokumentację księgową?

Standardowym miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba firmy, w której przechowuje się oryginały dokumentów. Jednak, jeśli firma współpracuje z biurem rachunkowym, dokumentacja może być archiwizowana w siedzibie biura. Przepisy nakładają też wymóg zgłaszania zmiany miejsca przechowywania dokumentów – każdą zmianę, np. przeniesienie dokumentacji do innej lokalizacji, należy zgłosić do urzędu skarbowego, aktualizując dane w formularzu NIP-2, w ciągu 7 dni od dokonania zmiany.

Podsumowanie

1. Czas przechowywania dokumentacji – to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
2. Zmiana miejsca przechowywania dokumentów – wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego, np. za pomocą formularza NIP-2.
3. Przechowywanie online – warto rozważyć elektroniczne archiwum, jak np. SaldeoSMART, by zoptymalizować procesy i zmniejszyć koszty.