Jak prowadzić firmę w Polsce i świadczyć usługi w Niemczech bez problemów podatkowych?
Tytuł: Jak prowadzić firmę w Polsce i świadczyć usługi w Niemczech bez problemów podatkowych? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców
Data publikacji: 12 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 12 października 2025
Autor: Michał Rogowski
Coraz więcej polskich firm, zwłaszcza z sektora usług, wchodzi na rynek niemiecki. Przedsiębiorcy dostrzegają potencjał silnej gospodarki naszych zachodnich sąsiadów, ale równocześnie obawiają się konsekwencji podatkowych i formalnych błędów. Artykuł ten krok po kroku wyjaśnia, jak prowadzić firmę w Polsce i świadczyć usługi w Niemczech bez problemów podatkowych, unikając ryzyka podwójnego opodatkowania, kar czy kontroli.
W artykule znajdziesz m.in.:
- zasady rozliczania podatków przy świadczeniu usług w Niemczech,
- wyjaśnienie, czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności (Betriebsstätte),
- praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców z branży budowlanej, IT i transportowej,
- różnice między VAT w Polsce a Umsatzsteuer w Niemczech,
- obowiązki wobec niemieckiego urzędu skarbowego (Finanzamt),
- sposoby, jak uniknąć błędów i prowadzić działalność zgodnie z prawem.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak działać bez ryzyka i zgodnie z przepisami po obu stronach Odry.
Spis treści:
- Wprowadzenie – polska firma w Niemczech, czyli biznes bez granic
- Rejestracja działalności w Polsce a świadczenie usług w Niemczech
- Stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech – kiedy powstaje obowiązek podatkowy
- Podatek VAT i zasady rozliczania usług transgranicznych
- Delegowanie pracowników do Niemiec – formalności i podatki
- Podatek dochodowy i unikanie podwójnego opodatkowania
- Najczęstsze błędy polskich firm na rynku niemieckim
- Współpraca z doradcą podatkowym i księgowym
- Podsumowanie – jak prowadzić biznes bez stresu i zgodnie z przepisami
Wprowadzenie – polska firma w Niemczech, czyli biznes bez granic
Dzięki wspólnemu rynkowi Unii Europejskiej przedsiębiorcy z Polski mogą swobodnie świadczyć usługi w innych krajach członkowskich, w tym w Niemczech. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Różnice w systemach podatkowych, przepisach o delegowaniu pracowników czy zasadach rozliczania VAT sprawiają, że nieznajomość prawa może szybko doprowadzić do problemów.
Polskie firmy – od budowlanych, przez IT, po usługi konsultingowe – coraz częściej szukają klientów w Niemczech. Ten kierunek jest atrakcyjny, bo niemieccy kontrahenci cenią jakość i terminowość. Jednak już pierwsze zlecenie może wiązać się z obowiązkami wobec niemieckiego urzędu skarbowego (Finanzamt).
Rejestracja działalności w Polsce a świadczenie usług w Niemczech
Jeżeli prowadzisz firmę w Polsce (np. jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę z o.o.), możesz legalnie świadczyć usługi w Niemczech bez konieczności zakładania tam oddziału. Warunkiem jest jednak to, że Twoja firma nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech i usługi mają charakter tymczasowy.
W przypadku branży budowlanej, transportowej czy instalacyjnej warto zwrócić uwagę na czas trwania kontraktów – dłuższe niż 12 miesięcy mogą powodować powstanie tzw. zakładu podatkowego (Betriebsstätte), a tym samym obowiązek płacenia podatku dochodowego w Niemczech.
Stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech – kiedy powstaje obowiązek podatkowy
Zgodnie z niemieckim prawem, stałe miejsce prowadzenia działalności (Betriebsstätte) powstaje, gdy przedsiębiorca ma w Niemczech stałą placówkę – biuro, warsztat, magazyn, czy nawet długoterminowy plac budowy.
Powstanie Betriebsstätte oznacza obowiązek:
- rejestracji firmy w niemieckim urzędzie skarbowym,
- prowadzenia lokalnej księgowości zgodnie z niemieckimi przepisami,
- rozliczania podatku dochodowego w Niemczech od zysków osiągniętych na ich terytorium.
Aby uniknąć takiego obowiązku, należy udokumentować, że usługi są świadczone tymczasowo, a centrum zarządzania firmą znajduje się w Polsce.
Podatek VAT i zasady rozliczania usług transgranicznych
Jednym z najczęstszych źródeł nieporozumień jest kwestia podatku VAT (w Niemczech – Umsatzsteuer).
Zasady ogólne są następujące:
- jeśli świadczysz usługę na rzecz firmy z Niemiec (podatnika VAT UE), miejscem opodatkowania jest kraj odbiorcy – stosujesz odwrotne obciążenie (reverse charge);
- jeśli świadczysz usługę na rzecz osoby prywatnej, obowiązek podatkowy może powstać w Niemczech – konieczna jest wtedy rejestracja do niemieckiego VAT;
- w przypadku usług budowlanych lub montażowych, miejsce opodatkowania zależy od położenia nieruchomości.
Dlatego warto wystawiać faktury z odpowiednią adnotacją o mechanizmie odwrotnego obciążenia i numerem VAT-UE, a także gromadzić dowody świadczenia usług za granicą (umowy, protokoły odbioru, korespondencję).
Delegowanie pracowników do Niemiec – formalności i podatki
Delegowanie pracowników do Niemiec wymaga dopełnienia szeregu obowiązków administracyjnych. Pracodawca musi:
- zgłosić delegowanie do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt),
- zapewnić pracownikom minimalne wynagrodzenie zgodne z niemiecką ustawą MiLoG,
- posiadać dokumentację w języku niemieckim potwierdzającą zatrudnienie i oddelegowanie.
W zakresie podatków i składek ZUS – co do zasady – obowiązuje zasada miejsca zamieszkania pracownika. Jeśli pracownik pozostaje w Polsce krócej niż 183 dni w roku, a jego wynagrodzenie wypłaca polska firma, podatki mogą być rozliczane w Polsce. Dłuższy pobyt może skutkować obowiązkiem podatkowym w Niemczech.
Podatek dochodowy i unikanie podwójnego opodatkowania
Polska i Niemcy zawarły umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, która reguluje, gdzie i w jaki sposób należy rozliczać dochody z działalności. Zasadą jest, że dochód opodatkowuje się w kraju, w którym przedsiębiorca ma siedzibę, chyba że działalność prowadzona jest przez zakład w drugim państwie.
W praktyce oznacza to:
- jeśli firma z Polski świadczy usługi w Niemczech bez stałego zakładu – podatek dochodowy płaci w Polsce,
- jeśli posiada tam zakład (np. plac budowy, biuro) – część dochodu przypadająca na działalność w Niemczech podlega tamtejszemu opodatkowaniu.
Warto pamiętać, że dokumentacja podatkowa i ewidencja księgowa powinny umożliwiać rozdzielenie przychodów i kosztów związanych z działalnością w poszczególnych krajach.
Najczęstsze błędy polskich firm na rynku niemieckim
Polscy przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy w trzech obszarach:
- Nieprawidłowe rozliczanie VAT – brak rejestracji do niemieckiego VAT, błędne faktury lub nieprawidłowy numer NIP UE.
- Brak zgłoszenia pracowników – pominięcie obowiązku rejestracji delegowania do niemieckich urzędów.
- Zła interpretacja pojęcia „stałego miejsca działalności” – prowadzenie długoterminowych prac bez rejestracji podatkowej w Niemczech.
Każdy z tych błędów może skutkować karami finansowymi, zaległymi podatkami, a nawet zakazem świadczenia usług na terenie Niemiec.
Współpraca z doradcą podatkowym i księgowym
Przepisy niemieckiego prawa podatkowego są złożone i często zmieniają się w zależności od branży. Dlatego współpraca z doradcą podatkowym, który zna zarówno polskie, jak i niemieckie realia, to inwestycja w bezpieczeństwo biznesowe.
Dobry doradca pomoże:
- ocenić, czy działalność wymaga rejestracji w Niemczech,
- przygotować odpowiednie faktury i deklaracje VAT,
- uniknąć podwójnego opodatkowania,
- prowadzić księgowość zgodną z wymogami obu krajów.
Podsumowanie – jak prowadzić biznes bez stresu i zgodnie z przepisami
Świadczenie usług w Niemczech przez polską firmę jest całkowicie legalne, o ile przestrzegasz zasad dotyczących VAT, podatku dochodowego i delegowania pracowników. Kluczem do sukcesu jest planowanie, dokumentacja i współpraca ze specjalistami.
Działając transparentnie i zgodnie z przepisami, możesz skutecznie rozwijać firmę w Unii Europejskiej, korzystając z przewag konkurencyjnych, jakie daje polski rynek pracy i niższe koszty działalności.